誰かにGoogle スプレッドシートの確認やコメント、一部更新をお願いしたい場合は、Google スプレッドシートの共有が欠かせません。

さらに、そうしてもらうにはいくつかの手順が必要です。

Google スプレッドシートを共有する方法

Google スプレッドシートの右上にある「共有」をクリック。「ユーザーやグループを追加」のところに、共有したい人のメールアドレスを入力。追加した人のメールアドレスの右のドロップダウンメニューをクリックし、閲覧者、閲覧者(コメント可)、編集者の権限のオプションを選ぶ。共同作業者に通知するには、「通知」のチェックボックスにチェックを入れる。通知メールに注意や説明を入れて送りたい場合は、「メッセージ」の欄にそれを入力する。通知したくない場合は、「通知」のチェックボックスを外す。「送信」をクリック。

これで、Google スプレッドシートをメールアドレスを入力した人と共有できました。その人たちは、共有したスプレッドシートにアクセスできます。

共有した相手の権限を変更する方法

共有した人の権限を変更する場合も、手順は同じく簡単です。

右上の「共有」をクリックすると、Google スプレッドシートを共有したことがある人のメールアドレス一覧が表示される。権限を変更したい人のメールアドレスの右のドロップダウンメニューをクリック。新しい権限を選ぶ。共有したくない場合は「削除」を選ぶこともできる。「保存」をクリック。

このオプションでは、これまでにGoogle スプレッドシートを共有したことがある人だけがアクセスできます。ですから、そのスプレッドシートのURLを知っていても、共有していない人はスプレッドシートにアクセスできません。

これは、GoogleがデフォルトでGoogle スプレッドシートにアクセス制限をしているからです。

しかし、この制限を解除して、共有したい人全員にスプレッドシートへのアクセスを許可することもできます。

Google スプレッドシートのアクセス制限を解除する方法

Google スプレッドシートを多くの人に共有したいこともあるでしょう。その場合、誰でもアクセスできるようにしなければなりません。

そのためには、たくさんの人にGoogle スプレッドシートのURLを送る前に、デフォルトのアクセス制限を解除する必要があります。

右上の「共有」をクリック。「リンクを取得」のところで、「リンクを知っている全員に変更」をクリック。「完了」をクリックして、アクセス制限を解除する。Google スプレッドシートのURLをコピーし、メールやSNSなどで誰とでも共有できる。

この方法で共有すると、誰でもそのスプレッドシートの編集や変更ができるので注意してください。

ただ、うれしいことに、スプレッドシートを保護して不正な編集を防ぐこともできます。

安全にGoogle スプレッドシートを共有しよう

共同作業者が多い場合は、Google スプレッドシートの共有が欠かせなくなります。しかし、アクセス方法や書き込み方をカスタマイズすることも検討しましょう。機密情報などが含まれている場合には有効です。

とはいえ、適切なフォーマットのGoogle スプレッドシートを共有するのは、きちんとした社会人だという証明になります。

ですから、Google スプレッドシートで使えるキーボードのショートカットを知っておくのもいいのではないでしょうか。

Original Article: How to Share Your Google Sheets With Others by MakeUseOf